Summer School: Produktionsleitung für Selbermacher*innen

Summer School mit 9 verpflichtenden Terminen im Zeitraum vom 31. Juli bis 16. August

Freie Künstler*innen und Kulturakteur*innen sind Allrounder, die neben der künstlerischen Arbeit meist auch eine ganze Reihe der Produktionsaufgaben übernehmen. Spätestens nach der Durchführung der ersten freien Produktion wird klar, wieviel Raum die organisatorische Umsetzung und finanzielle Abwicklung einnimmt, denn sie liegt oft bei den Akteur*innen selbst – wenn auch oft unfreiwillig. Andere haben das Arbeitsfeld aktiv für sich entdeckt und möchten sich darin professionalisieren. Doch was bedeutet Produktionsleitung eigentlich genau? Welche Rolle(n) übernimmt man und welche Verantwortung? Wie sind die Arbeitsprozesse und wieviel Zeit muss ich dafür einplanen? Und wenn die Förderung dann tatsächlich kommt, geht der Spaß erst richtig los: Wie muss ich mit öffentlichen Mitteln umgehen? Wie geht Abrechnung und was war nochmal das Bundesreisekostengesetz?

Die Seminarreihe beleuchtet das Berufsbild der „Produktionsleitung“ und ihre konkreten Aufgaben im Rahmen einer Produktion. Anhand einer Beispielveranstaltung gehen wir in 9 aufeinander aufbauenden Modulen die verschiedenen Stationen des Produktionsprozesses durch, sprechen über Verantwortung und Abgrenzung und was es praktisch bedeutet, die Schnittstelle zwischen allen zu sein. Mit thematischen Inputs und praktischen Übungen sowie gemeinsamen Diskussionen lernen wir mehr über den Umgang mit öffentlichen Geldern und die Tipps und Tricks, wie man in der Praxis mit den Hürden des Zuwendungsrechts kreativ umgehen kann.

Die Summer School richtet sich an Solo-Künstler*innen, Gruppen und Kulturakteur*innen, die bereits mindestens ein öffentlich gefördertes Projekt durchgeführt bzw. daran mitgearbeitet haben und sich vertiefende Kenntnisse des Aufgabenfeldes „Produktionsleitung“ aneignen möchten.

Teilnehmende bringen bitte ihr eigenes Laptop mit.

In deutscher Lautsprache

Die Module im Überblick:

Block 1: Do/Fr/ halber Sa | 31. Juli bis 2. August
Modul 1: Einführung & Antragstellung - Los geht’s, bevor es los geht
Modul 2: Das leidige Geld – oder: Die Kunst in Zahlen denken
Modul 3: Ich als Unternehmer*in – Rechtsformen

Block 2: Do/Fr/ halber Sa | 7. bis 9. August
Modul 4: Zuwendungsrecht – Waltzing with Bureaucracy
Modul 5: Zuwendungsrecht – Pfade durch das Labyrinth
Modul 6:  Ich als Unternehmer*in – Verträge

Block 3: Do/Fr/ halber Sa | 14. bis 16. August
Modul 7: Kostenkontrolle & Abrechnung
Modul 8: Premiere - oder: Nach dem Stück ist vor den Stück
Modul 9: Schreibtisch-Solitüde – oder: Mein Date mit dem Prüfbericht 

Donnerstag, 31. Juli 25, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 1: Einführung & Antragstellung - Los geht’s, bevor es los geht
Das erste Modul beginnen wir mit einer Einführung in das Berufsbild der Produktionsleitung und ihrer Aufgaben. Wir klären gemeinsam, wie wir grundsätzlich im Team miteinander arbeiten möchten: Von Code of Conduct über praktische digitale Tools bis hin zu den Vorteilen einer klaren Aufgabenteilung in der Leitung schließen wir Lücken zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung des Aufgabenbereiches. Anschließend steigen wir anhand eines Beispiel-Projekts modellhaft den Arbeitsprozess ein, setzen uns die „Produktionsleitungsbrille“ auf und befragen aus dieser Perspektive das künstlerische Konzept, um eine erste Kalkulation zu erstellen und den eigenen Zeitaufwand einzuschätzen.

Freitag, 1. August 2025, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 2: Das leidige Geld – oder: Die Kunst in Zahlen denken
Integraler Bestandteil eines Förderantrags ist die finanzielle Kalkulation. Daher verschaffen wir uns im zweiten Modul zunächst einen Überblick über Do’s und Do Not‘s bei der Erstellung des Kosten- und Finanzierungsplans im Rahmen einer Antragstellung, um dann anhand der am Vortag zusammengetragenen Informationen unser Beispielprojekt zu kalkulieren. Das erledigt, springen wir direkt in den Moment, der in der Realität erst Monate später erfolgt: Hurrah, die Förderzusage ist da! Doch was nun? Gemeinsam klären wir die nächsten Schritte, passen unsere Kalkulation an die Realität der bewilligten Fördersumme an, überdenken unsere Planung und geben ihr Struktur.

Samstag, 2. August 2025, 10:00 bis 14:00 Uhr
Modul 3: Ich als Unternehmer*in – Rechtsformen

Sobald man eine Förderung erhält, wird man automatisch Unternehmer*in. Die Verantwortung, die damit einhergeht, ist vielen jedoch oft unklar. Plötzlich haftet man – doch wofür nochmal genau? Lässt sich diese Verantwortung vielleicht (ver)teilen und welche unternehmerischen Formen der Zusammenarbeit sind möglich? In dieser Session laden wir uns Gäst*innen ein, die uns einen Überblick über unterschiedliche Rechtsformen und deren Vor- und Nachteile geben.

Donnerstag, 7. August 2025, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 4: Zuwendungsrecht – Waltzing with Bureaucracy
Bevor die ersten Kosten entstehen, verschaffen wir uns einen Überblick, warum der Umgang mit öffentlichen Mittel so ist, wie er ist. Das braucht Zeit, und die nehmen wir uns dafür im zweiten Block.
Wir alle kennen aus Zuwendungsbescheiden die Begriffe „notwendig, wirtschaftlich und sparsam“ – aber was bedeuten sie eigentlich? Warum gibt es die Unterschwellenvergabeordnung oder den vorzeitigen Maßnahmenbeginn? In diesem Modul werden die Grundbegriffe und Regeln zur Verwendung von öffentlichen Fördermitteln erklärt und aus der Praxiserfahrung heraus beleuchtet, denn nur wenn wir die Bürokratie grundsätzlich verstehen, können wir sie zum Tanz auffordern.

Freitag, 8. August 25, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 5: Zuwendungsrecht – Pfade durch das Labyrinth
Und weiter geht’s im Tanz durch das Labyrinth der Regeln zur Verwendung öffentlicher Mittel und wir fragen uns: Was im Bundesreisekostengesetz ist wichtig für den Bereich der Kulturförderung? Und wie beauftrage ich richtig? Wir verschaffen uns einen Überblick über Vorgaben zu Reisen und besprechen die verschiedenen Formen der Auftragsvergabe, denken uns Beispiele und Lösungen aus und finden so gemeinsam Pfade durch den vermeintlich undurchdringlichen Irrgarten der Bürokratie.

Samstag, 9. August 2025, 10:00 bis 14:00 Uhr
Modul 6: Ich als Unternehmer*in – Verträge
Nachdem wir im ersten Block bereits unterschiedliche Rechtsformen kennengelernt haben, widmen wir uns in dieser Sitzung den Verträgen. Bei der Durchführung unseres Projektes arbeiten wir im Laufe der Zeit mit unterschiedlichsten Personen zusammen und schließen als Unternehmer*innen mit Ihnen Vereinbarungen. Die wenigsten Akteur*innen unter uns sind studierte Jurist*innen, müssen aber dennoch Verträge aufsetzen. Doch warum nochmal brauche ich schriftliche Verträge, und für welche Positionen reichen mir vielleicht Angebote? Was verbirgt sich hinter den zugegebenermaßen oft kryptischen juristischen Formulierungen?? Wieder laden wir uns Gäst*innen ein, die uns die Vertragsgestaltung aus der Praxisperspektive einer Produktionsleitung erklären.

Donnerstag, 14. August 2025, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 7: Kostenkontrolle und Abrechnung

Nachdem wir die Grundsätze der Mittelverwendung und viele andere rechtliche Details kennen gelernt haben, geht es zum Start in den letzten Block an die praktische Umsetzung: In unserem Projekt entstehen erste Kosten, die wir festhalten und begleichen müssen. Wie gehen Controlling und Abrechnung möglichst effizient, damit man den finanziellen Überblick in den stressigen Phasen nicht verliert und der Verwendungsnachweis am Ende nicht zum Alptraum wird? Was bedeutet es, die Kalkulation laufend zu aktualisieren? Welche Belege muss ich sammeln? Wie werden Unterbringungen und Reisekosten richtig abgerechnet? Gemeinsam erstellen wir Vorlagen, die uns die Arbeit erleichtern und beleuchten Stolpersteine wie GEMA, KSK und die sog. Ausländersteuer, die uns auf dem Produktionsweg begegnen könnten.

Freitag, 15. August 2025, 10:00 bis 18:00 Uhr
Modul 8: Premiere – oder: Nach dem Stück ist vor den Stück

Im vorletzten Modul widmen wir uns der praktischen Arbeit der Produktionsleitung rund um die Premiere: Welche Rolle(n) nimmt man ein? Wie sind die Abläufe? Was muss ich bei Barauszahlungen beachten und warum macht es Sinn, mit dem Aufbau auch gleich den Abbau zu planen? Gemeinsam spielen wir einige typische Katastrophenszenarien durch und finden Lösungen, sodass unserer Premiere nichts mehr im Wege steht! Wir freuen uns, sind müde, treiben letzte Rechnungen ein und bereiten uns auf unser ganz eigenes Finale vor, den Projektabschluss. Dabei beschäftigen uns jetzt Fragen wie die Lagerung von Material, eventuelle Gastspielvorbereitungen und – der Klopper zum Schluss! – der Endverwendungsnachweis!

Samstag, 16. August 2025, 10:00 bis 14:00 Uhr
Modul 9: Schreibtisch-Solitüde – oder: Mein Date mit dem Prüfbericht 
Da ist er, dieser Tag: Man sitzt einsam und allein am Rechner, draußen regnet es idealerweise, und im Postfach finden wir im besten Fall einen Prüfbericht, meist aber eher eine ganze Liste mit Nachfragen eine*r Prüfer*in zu unserer Projektabrechnung, die wir vor einem Jahr erstellt haben: Da steht, wir haben unrechtmäßig 25 Cent für Flaschenpfand abgerechnet – oh weh – und die Ausgaben für die Parisreise werden als nicht zuwendungsfähig aberkannt – oh oh! Die wollen bestimmte Belege sehen und außerdem richtig viel Geld zurück! Das Team von damals ist aufgelöst und gedanklich ist jede*r im Jetzt – wir auch! Wie kann man sich darauf vorbereiten?
Im Finale unserer Summer School klären wir den Umgang mit Rückfragen, schaffen Resilienzen und schließen ab mit einem reality check unserer eigenen Zeiterfassung, die wir – meist übermotiviert, kühn oder gnadenlos blauäugig – zu Projektbeginn vorgenommen haben.